オンライン会議でやってはいけない事!覚えておきたい4つのルール

オンライン会議でやってはいけない事 仕事とマナー

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今春多くの人が初体験し、そしてビジネスの主流になりつつある「オンライン会議」。

実際に会議室に集まらなくても仕事を進めることができる時代になっていたことは不幸中の幸いであり、コロナ禍のみならず、今後の働き方改革にも大きく関わってくるのは間違いないでしょう。

とはいえ、

・初めてのオンライン会議だとどうしていいのかわからない…。
・普通に参加しているものの、失礼な事をしてるのでは?
・オンラインならではのマナーがよくわかっていない…。

という「あいまい」な部分は少なからずあると思います。
ここで「オンライン会議」での「いろは」、遅れをとる前に再度確認しておきましょう。

 

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オンラインだからこそのNG事例4つご紹介

オンライン会議のNG例

「オンラインだから」、「プライベートエリアからだから」。
だからこその気をつけておきたいポイントを4つご紹介します。

オンライン会議NG例 服装がラフすぎる

家から参加と言え、仕事です。ビジネスカジュアルくらいの格好はしましょう。

気持ちもシャキッとしますよ。男性であれば襟付きシャツ、
元々の社風的にありならば夏場はポロシャツなども良いでしょう。

女性もブラウスや品の良いトップスなど、ふだんオフィスで着ている物を身に着けましょう。

もちろん髪型や髭も整えて。気を緩めてはいけませんよ!

オンライン会議NG例 生活感が出すぎ

生活感が見えすぎてしまうのも考えものです。

自慢のコレクションを部屋一面に飾っている人、
「そんないきなり言われてもうち狭いんで片付けられないんです!」という人、
職場の人に家の中を見られるのが不快だと思う人もいるでしょう。
そういうときはバーチャル背景を使ってみましょう。

対応してるアプリ・対応してないアプリがありますが、背景は隠せるし、
いつもと違う背景に気分転換にもなります。

デザインはなるべく他の参加者が内容に集中できるものが良いですね。

とはいえ、お子さんやペットがいたり、
なかなか落ち着かないシチュエーションもあるかと思います。

なるべくご家族に協力してもらいつつ、
会議参加者にも先に断っておくなどの理解をもらえると良い雰囲気を作れますね。

音響設備がひどい

「音響設備」といっても難しいものではありません。
最低限は用意する必要はあります。そのくらいは準備しましょう!

パソコンやタブレット、スマホのスピーカーは周囲の雑音を拾いやすいので、
マイク付きのイヤホンやヘッドホンを使うことをお勧めします。

iPhoneを買った時にもらえるイヤホンにもマイクが付いていますよね、
そういった簡単なものでかまいません。

また、発言しないときは基本的にはミュートにしておくことも大切。

スピーカーから出た音をそのままマイクが拾って「やまびこ状態」になってしまったり、
大人数で会議しているのに全員ミュートを解除にしていると、
ハウリングを起こしてしまうこともあります。

通信環境が整っていない

会社やオフィスでインターネットを繋いでいるときは強力なネット回線を使っているので、
安定して作業をすることができるでしょう。

しかし自宅のネット回線事情はそれぞれですよね。
オンライン会議アプリ(ソフト)はかなり膨大な接続容量を必要とします。

4G回線を使っている人は早い段階で速度制限が早く来てしまうし、
接続が途切れ途切れになっては会議もスムーズに進みません。

この機会にご自宅の通信環境を強化すると良いかもしれませんね。

普段の会議とオンライン会議の違いに気を付ける

オンライン会議の注意点

そして、オンラインだからこその注意点も確認しておきたいと思います。
ここでは最低限、2つの事に気を付けましょう。

オンライン会議の注意点 その1

誰に話しかけているのかをわかりやすく提示すること。

実際に顔を合わせての会議なら、アイコンタクトなどで相手の注意を引き付けやすいですが、
オンラインだと「今誰に話しかけてる?」というのがわかりにくくなってしまいがちです。

最初に「○○さん」と声をかけて相手から返事が来てから話し始めたり、
会議の進行役を決めて「次、○○さん」と仕切ってもらうなどの対処が取れると良いですね。

オンライン会議の注意点 その2

相槌は極力避けること

これは会社や会議主催者のやり方によるので一概には言えないのですが、
オンラインだと、どうしても時差が発生してしまいます。

発言者がまだ話している途中で別の人が相槌を挟んでしまうと、
その相槌が発言者には少し遅れて聞こえるため、
次の話し出しに被ってしまい話を進めにくくなってしまいます。

声に出す代わりに頷いたり、ジェスチャーなどでリアクションを送ると良いですね。

 

オンライン会議の注意点 まとめ

オンライン会議は今後スタンダード

新しい働き方、新しい生活スタイルの中で、おそらく今後も必須になってくる「オンライン○○」。

会議や打ち合わせだけでなく、飲み会や同窓会などのお楽しみコンテンツにも使えますよね。

その時々のシチュエーションや、自分が参加する場所に合わせて、
機能や環境を変えていけたら、より便利に使えそうです。

この先、「オンラインなんだから、これくらいは常識でしょ!」
といった、新しいマナーや常識はマストになってくると思います。

今のうちにしっかりとルールを知ることで、
できるビジネスマンやビジネスウーマンになれるはずですよ!

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